Плюсы и минусы учета рабочего времени: хорошо, плохо и суть

Большинство менеджеров и владельцев бизнеса сталкиваются с дилеммой, когда думают об отслеживании рабочего времени сотрудников.
С точки зрения бизнеса это имеет смысл.
Ведение журнала времени
Он отслеживает производительность труда сотрудников и эффективность проектов. Это поможет вам решить, где распределять ресурсы. И это дает понимание областей, которые могут нуждаться в улучшении и развитии навыков сотрудников.
Однако с точки зрения отношений с работниками это не так ясно.
Сотрудники могут испытывать страх от требований отслеживать свое время. Или они могли чувствовать, что их постоянно наблюдают и оценивают. А для чрезмерно амбициозных менеджеров отслеживание рабочего времени сотрудников может открыть двери для чрезмерного микроуправления.
Хотите получить бай-ин сотрудника для отслеживания времени? Вот как вы можете.
С учетом вышесказанного, эффективно ли отслеживание рабочего времени, когда проводится черта? И всем ли это помогает? Или просто управление?
Давайте взглянем.
Преимущества отслеживания времени
В 2015 году сектор услуг в экономике США терял около 50 миллионов часов, или около 7,4 миллиардов долларов в день, в производительности.
Но компании могут в среднем вернуть 52 000 долларов в оплачиваемое время на одного специалиста.
Как? Переходя от еженедельного или ежемесячного расписания к отслеживанию времени ежедневно.
Только представьте, смог ли ваш бизнес вернуть такие деньги. Вот некоторые преимущества отслеживания времени сотрудников.
1. Увеличение производительности
Исследования показывают, что люди, которые следят за своим временем чаще, лучше справляются с этим.
Они отслеживают свою работу более подробно и дополнительно настраивают свое чувство производительности. Эта подстройка помогает им перестать тратить слишком много времени на отвлечения. Это также помогает им определить и прекратить многозадачность.
Исследования показывают, что многозадачность может истощить до 40% нашей производительности, поэтому поддержание этой привычки может помочь.

Начните делать больше сегодня
Нажмите, чтобы попробовать Hubstaff бесплатно
Отслеживание времени также проливает свет на действия, которые занимают слишком много времени.
Это позволяет проанализировать, действительно ли эти действия необходимы. Если они есть, вы можете выяснить, как оптимизировать ваши процессы.
Непрерывный анализ помогает сотрудникам и менеджерам совершенствовать свои производственные процессы. Подробнее о стратегиях повышения производительности труда читайте здесь.
2. Повышение ответственности
Отслеживание рабочего времени сотрудников также означает большую ответственность на работе. Когда задачи являются многоуровневыми и включают много сторон, вам нужно знать,
кто что сделал
когда они это сделали
сколько времени они провели
Повышенная ответственность также приводит людей к чувству большей ответственности в их работе.
Участие в сложных проектах требует, чтобы все стороны работали вместе согласованным и структурированным образом. Отслеживая время, затрачиваемое на выполнение задач, сотрудники лучше осознают свой вклад и свою роль в проекте.
Это дает им понимание того, как они могут улучшить свою работу. Повышение осведомленности влечет за собой большую ответственность и намерение перейти в более продуктивное состояние.
Повышенная ответственность дает людям больше ответственности за свою работу.
Помимо предоставления сотрудникам возможности показать, на что они потратили свое время, эффективное отслеживание времени также позволяет менеджерам хвалить и распознавать сотрудников, которые хорошо выполняют свою работу. Это помогает моральному духу сотрудников и способствует более продуктивной работе компании.
3. Повышенная прозрачность
Эффективное отслеживание рабочего времени сотрудников дает менеджерам более четкое представление о рабочем процессе.
Если определенные задачи постоянно занимают слишком много времени, их, возможно, необходимо пересмотреть и оптимизировать. Прозрачность предоставляет необходимые данные для улучшения работы почти ежедневно, вместо того, чтобы создавать внезапные и драматические сбои.
Прозрачность, обеспечиваемая программным обеспечением для отслеживания, также помогает менеджерам и руководителям получить представление о рабочих циклах и тенденциях. Это помогает им более точно планировать проекты и более эффективно распределять ресурсы и рабочую силу.
Прозрачность может помочь вам развить свой бизнес. Прочтите наш пост о прозрачности и росте стартапов, чтобы узнать как.
Другим положительным результатом такой прозрачности является снижение недоверия между командами. Без информации о продуктивности или управлении временем других, сотрудники могут сделать ошибочные предположения об остальной части команды. Это особенно верно для распределенных команд.
Недавний опрос показал, что 62% удаленных работников боятся, что их не воспринимают как трудолюбивых из-за их отсутствия в офисе.
Системы отслеживания хорошего времени предоставляют объективные данные о работе сотрудников. Это помогает руководителям получить четкое представление о производительности своих сотрудников и соответствующим образом оценить их.
Со стороны сотрудников такие системы снимают страхи и создают большее доверие между ними и руководителями.
4. Экономия на расписаниях
Заполнение ручных табелей учета затрат дорого. Заполнение, объединение и анализ традиционных расписаний требует много времени, как от сотрудников, так и от административного персонала, которому необходимо согласовывать ошибки в расписаниях и постоянно напоминать сотрудникам о необходимости их заполнения.
Внедрение системы отслеживания времени упрощает этот процесс.
Это особенно важно и полезно для компаний, которые работают с подрядчиками, такими как фрилансеры или неоплачиваемые работники.
Такие сотрудники обычно предпочитают иметь четкое представление о том, как они работают с точки зрения рабочей нагрузки и времени, затрачиваемого на выполнение задач. Система отслеживания времени может также помочь им планировать свое время заранее, чтобы заняться другими проектами или наверстать упущенное время.
5. Снижение затрат
Лучшее хронометраж ведет к устранению просочившихся часов. Компании теряют сотни оплачиваемых часов каждый год из-за нехватки времени на отслеживание таких вещей, как электронная почта и встречи.
Почему?
Потому что люди забывают о них. С учетом времени это не проблема.
Сотрудники тратят больше времени на значимые задачи, делают больше и лучше отслеживают то, что они делают.
Все это означает положительный возврат инвестиций для вашей компании.
Хотите начать экономить деньги?
Конечно, вы делаете. Нажмите на ссылку и начните прямо сейчас.
Это измеримо. Наши клиенты видели это. И это последовательно помогает всем видам бизнеса быть более продуктивным и прибыльным. Узнайте больше о краже времени здесь.
Дорога времени
Чтобы понять, является ли отслеживание времени подходящим для вас, нам нужно рассмотреть некоторые недостатки.
При плохой реализации отслеживание времени может стать основным стрессом.
Когда время уделяется больше значения и значения, люди могут оказаться менее терпеливыми и чувствовать давление.
Но эти недостатки можно преодолеть. Вот некоторые проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и некоторые идеи о том, как их преодолеть:
1. Снижение морального духа работников
Отслеживание рабочего времени сотрудников может привести к тому, что они почувствуют, что за ними следят.
Это один из самых распространенных страхов, которые возникают у сотрудников при внедрении системы учета времени. Никто не любит чувствовать, что за ними всегда следят.
Ваши сотрудники иногда чувствуют, что Большой Брат смотрит. Дэн Квиллен
Менеджеры, супервайзеры и руководители должны четко сообщать о точках времени и задачах. Это не шпионить за сотрудниками. Нужно получить лучшее представление о том, что сотрудники делают, уменьшить микроуправление и повысить прозрачность.
Менеджеры должны четко понимать, когда и как они будут осуществлять отслеживание, какие данные они увидят и как они будут их использовать.
Конечно, степень доверия формируется с течением времени, когда система запущена и работает. Но менеджеры могут многое сделать, заранее управляя ожиданиями.
2. Потенциал для микроуправления
Сотрудники часто боятся, что их будут постоянно контролировать, как только они начнут отслеживать свое время.
И хотя у некоторых менеджеров может возникнуть соблазн сделать это, смысл отслеживания времени заключается в том, чтобы тратить меньше времени на управление сотрудниками. Эти системы позволяют руководителям более эффективно контролировать, не придираясь к деталям рабочего процесса и не наблюдая за ними.
Отслеживание времени позволяет менеджерам получить четкое представление о работе сотрудника с первого взгляда.
И исходя из этого, менеджеры могут копаться в деталях, если чувствуют, что сотрудник отстает, испытывает трудности или просто ослабевает.
Такие системы обеспечивают большую точность обратной связи, которую не следует принимать за микроуправление.
Хорошие методы обратной связи особенно важны для удаленных команд. Смотрите наши лучшие советы по обратной связи с удаленными сотрудниками здесь.
3. Сложные системы могут быть дорогими
Стоимость системы учета рабочего времени сотрудника является законной проблемой.
Сложные системы, которые позволяют автоматическое отслеживание и начисление заработной платы или предоставляют метрики активности и подробную информацию, могут быть дорогими. Но вам не нужно сразу внедрять отслеживание времени для всей компании.
Масштабируемые решения позволяют начинать с нескольких ваших сотрудников. Когда через несколько недель вы начнете видеть положительный возврат инвестиций в свои инвестиции, вы можете рассмотреть возможность более широкого внедрения системы.
Вы также можете выбрать более доступные варианты; наша собственная система отслеживания времени начинается с 5 долларов США на пользователя в месяц.
4. Отслеживание может занять дополнительное время и деньги
Ирония некоторых усилий по отслеживанию времени заключается в том, что они в конечном итоге стоят времени и денег. Они могут быть неправильно реализованы, перекрываться с другими системами или требовать от сотрудников слишком много ручной работы.
Точка отслеживания рабочего времени сотрудника должна быть более эффективной и продуктивной. Если введение системы уменьшает эти меры, что-то отключено.
Или, как сказал один из консультантов Agile: «Хорошая эвристика заключается в том, что для любого измерения вы должны иметь возможность указать реальную стоимость его сбора, использование (я) этой информации и ее ценность. использует «.
Чтобы удовлетворить эти требования, вам потребуется решение для отслеживания времени, которое
автоматизирован
предоставляет вам четкие метрики и данные
генерирует исчерпывающие отчеты о деятельности сотрудников
Выбирая систему, которая имеет все эти встроенные функции и которая может интегрироваться с любыми другими системами, которые вы используете, вы сэкономите время и деньги.
5. Отслеживать нематериальные выгоды сложно
Не все можно отследить и измерить.
Мозговой штурм является примером того, что трудно анализировать таким образом. Иногда требуются часы труда, чтобы достичь прорыва и решить проблему за считанные минуты.
С точки зрения отслеживания времени все это может выглядеть как потерянное время. Это все равно беспокойство.
Но отслеживание времени не просто направлено на измерение основных показателей производительности, таких как нажатие клавиш или щелчки мышью. Это обеспечивает большую прозрачность распределения усилий в течение дня. Это позволяет менеджерам увидеть, как усилия превращаются в результаты.
А хорошая система отслеживания рабочего времени сотрудников позволяет сотрудникам добавлять примечания к своей деятельности для обеспечения контекста. На скриншотах может показаться, что сотрудник ничего не делал, но заметка о том, что он проводил мозговой штурм или исследование, быстро устраняет эти проблемы.
Суть в отслеживании рабочего времени сотрудников
Учитывая все эти плюсы и минусы, может быть трудно определить, является ли отслеживание рабочего времени сотрудником хорошим решением для вашей компании.
Но исследования и наш собственный растущий опыт изучения конкретных случаев ясно дают понять: это имеет смысл для бизнеса.
Повсеместно, отслеживание времени показало, что оно снижает затраты, связанные с потерей производительности, отсутствием прозрачности и несущественными действиями. Автоматическое отслеживание времени исключает затраты, связанные с традиционными методами отслеживания времени и излишними и громоздкими документами.
И как только отслеживание времени установлено и принято внутри компании, изменения в отношении сотрудников к работе также начинают происходить.