Выбор подходящего инструмента учета времени и посещаемости

Выбор подходящего инструмента времени и посещаемости для любого бизнеса
Решения, касающиеся правильного времени и посещаемости, не только помогают работодателям соблюдать нормативные требования и трудовые нормы, но также предоставляют владельцам бизнеса и руководителям отдела кадров ценную информацию, которая помогает измерить общее «здоровье» организации.
Есть много причин, почему работодатели должны точно отслеживать время и посещаемость работника. В целях соблюдения требований становится все более важным, чтобы у каждого предприятия был надежный способ отслеживания рабочего времени сотрудников, поскольку министерство труда США готовится пересмотреть федеральное регулирование сверхурочной работы. В целях развития бизнеса посещаемость сотрудников предоставляет владельцам бизнеса и руководителям отдела кадров ценную информацию, которая помогает измерить общее «здоровье» организации. Например, сравнение фактических рабочих часов с запланированными позволяет работодателю просматривать данные, влияющие на бизнес, такие как количество пропусков, опозданий и дней болезни, взятых за последнюю неделю, месяц или год. Эти данные также могут быть использованы для измерения производительности сотрудников.
Хотя каждому бизнесу требуется решение для отслеживания времени и посещаемости, требования компаний сильно различаются, когда дело доходит до выбора правильного инструмента. Небольшие компании с меньшим количеством сотрудников не нуждаются в решениях, которые поддерживают несколько местоположений, разные типы сотрудников и уровни управления; но более крупным компаниям могут потребоваться более сложные функциональные возможности системы для автоматизации ручных процессов и элементов безопасности, которые помогают их сотрудникам точно отчитываться о потраченном времени. Сотрудники в корпоративной среде могут легко входить и выходить на своих компьютерах каждый день, в то время как производственные работники могут не иметь доступа к ПК или мобильному устройству в рабочее время.
Для всех масштабов бизнеса, отраслей и других областей существуют решения для отслеживания времени, отвечающие потребностям каждого, в том числе:
Аппаратные часы: сотрудники, которые работают в одном и том же месте каждый день, не имеют доступа к ПК и не имеют права использовать свое персональное устройство в рабочее время, скорее всего, используют аппаратные часы времени. Для таймеров обычно требуется установленное сетевое соединение и источник питания для отправки / получения данных, поэтому важно, чтобы этот инструмент имел автономные возможности или резервные батареи, чтобы система работала в случае сбоя питания или проблем с сетью. Аппаратные часы обычно устанавливаются на стене возле места, где сотрудники начинают и заканчивают свои смены.
 
Мобильные устройства. Смартфоны и планшеты отличаются гибкостью и простотой использования, которых нет у аппаратных часов времени. Mobile обеспечивает удобство многофункционального устройства, которое выходит за рамки использования исключительно для отслеживания времени. Мобильные устройства могут быть легко транспортируемы в несколько рабочих мест и из них и практически не требуют обучения для начала работы. Многие мобильные решения для отслеживания времени и посещаемости предлагают меры безопасности, такие как геолокация и геозона, гарантируя, что сотрудники записывают свое время из разрешенных мест. Мобильные приложения также могут предоставлять автономные возможности, позволяющие сотрудникам записывать свое время, когда сигнал Wi-Fi или сотовый сигнал недоступен.
 
ПК: запись времени, отработанного в Интернете, обычно осуществляется через ПК или ноутбук, предоставленный компанией. Этот вариант идеально подходит для офисной среды со стационарными работниками, но не подойдет и для компании с полевыми работниками в разных местах.
 
Биометрические: биометрические часы используют изображение руки, отпечатка пальца или лица, которое преобразуется в математический алгоритм в качестве основы для идентификации сотрудника. Положительным моментом является то, что биометрическое отслеживание времени помогает предотвратить «пробивание друзей», когда один сотрудник вводит номер под номером другого сотрудника. Это также уменьшает трудоемкость потерянных значков и карточек. Тем не менее, эти инструменты вызвали некоторые проблемы конфиденциальности, основанные на неправильном представлении о том, что все биометрические часы могут хранить фактические отпечатки пальцев сотрудников или сканы лица. Даже если это не требуется, рекомендуется получить согласие сотрудников в форме подтверждения в результате понимания вашим персоналом решения.
Независимо от того, какой формат выберет компания, сегодняшнее время и системы посещаемости могут обеспечить расширенные функциональные возможности, помимо простого ввода и вывода. Многие предлагают дополнительные функции как для администраторов, так и для пользователей сотрудников, включая встроенное планирование, в котором администраторы могут планировать своих сотрудников, и, в свою очередь, сотрудники могут просматривать детали своего рабочего графика, такие как запланированное время начала и окончания, где они запланированы. работа, и какую работу им поручено выполнять в течение смены. И рабочие часы, и запланированные часы предоставляют клиенту дисперсионные данные, которые можно использовать для сокращения будущих трудозатрат.
Автоматизация рабочего времени и посещаемости может стать большим шагом к обеспечению того, чтобы сотрудники получали оплату точно и в срок. Тесная интеграция отслеживания времени и расчета заработной платы может включать экономию времени, гораздо меньше бумажной работы, повышение безопасности и уменьшение количества ошибок. Чтобы получить максимальную отдачу от своего решения и оптимизировать эти преимущества, работодатели должны позаботиться о выборе системы учета рабочего времени, которая позволяет работникам записывать свое время таким образом, чтобы это подходило для их рабочей среды.